Administrative Coordinator

AMGEN brengt innovatie via biotechnologie en waardegedreven zorg. Dit alles voor onze gezamenlijke missie – het helpen van patienten – waardoor Amgen een van de meest vooruitstrevende biotechnologie bedrijven wereldwijd is geworden. Het motto van AMGEN is daarom ook “Live”, “Win” and “Thrive”. We werken samen om doelstellingen te behalen van research tot het introduceren van innovatieve oplossingen binnen behandelingen in de hematologie, oncologie, cardiovasculaire ziekten, nefrologie en botziekten. Met onze producten bereiken wij ruim 10 miljoen patiënten wereldwijd.

Administrative Coordinator

AMGEN Nederland zorgt voor de beschikbaarheid van onze medicijnen op de Nederlandse markt. Onze mensen staan in nauw contact met ziekenhuizen, Health Care Professionals, zorgverzekaars, de overheid en andere belangrijke partners over onze medicijnen en klinische studies. Een succesvolle behandeling voor de patiënt staat centraal.

Live

Wat ga je doen?

Als Administrative Coordinator ben je het eerste aanspreekpunt voor meerdere teams en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving

• Je handelt zelfstandig emails en verzoeken af op een klantgerichte manier
• Je organiseert en coördineert teamvergaderingen en bijeenkomsten van agenda tot logistiek
• Je ondersteunt in agendamanagement
• Je zorgt dat dagelijkse processen soepel en gestructureerd verlopen
  • Je ondersteunt financiële processen zoals facturen en betalingen of de voorbereiding daarvan in SAP
  • Je werkt samen met leveranciers en zorg voor adequate administratieve afhandeling
  • Je helpt teams compliant te werken door interne compliance reviews voor sponsoring, events en communicatie te ondersteunen
• Je houdt teamprocessen op orde zoals documentatie, databases, en budgetoverzicht
• Je bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en volgt actiepunten actief op
• Je ondersteunt het  on boarden van nieuwe collega’s
• Je draagt proactief bij aan het continue verbeteren van administratieve werkzaamheden
• Leidt zelfstandig de uitvoer van administratieve werkzaamheden en werkt nauw samen met het AMGEN Capability Center Portugal
• Zorgt dat afspraken over service en samenwerking tussen afdelingen worden nageleefd

Success in deze rol wordt als volgt gemeten:

• Tijdige en duidelijke afhandeling van e mail en andere communicatie
• Goed georganiseerde teamvergaderingen en bijeenkomsten
• Overzichtelijke en proactief beheerde agenda’s
• Correcte en conforme financiële administratie en leveranciersafspraken
• Volgen van werkprocessen en systemen die het team ondersteunen in de dagelijkse uitvoering in het werken voor zorgprofessionals

Win

Wat verwachten we van jou?

We zijn allemaal anders, maar toch gebruiken we onze unieke kwaliteiten om een bijdragen te leveren voor patiënten. De professional die we zoeken is een creatieve geest met deze kwalificaties:

Minimale vereisten

• Je hebt MBO of HBO werk- en denkniveau
• Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar gerelateerde werkervaring in een administratieve rol
• Je bent kundig met systemen (Office 365, SAP, sharepoints), schakelt snel tussen systemen en maakt je nieuwe tools goed eigen
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands én Engels - houd er rekening mee dat het eerste interview in het Engels zal worden gehouden

Voorkeurvereisten

• Je hebt ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, liefst binnen een multinational of een andere grote, complexe organisatie.
• Je hebt ervaring met het werken in een gereguleerde (farmaceutische) omgeving en bent gewend om compliant te werken volgens strikte regels en procedures.
• Je bent bekend met termen en werkzaamheden binnen bijvoorbeeld marketing, medical of logistiek
• Je werkt graag op kantoor met collega’s

Thrive

Wat kun je van ons verwachten?

Terwijl we werken aan nieuwe behandelingen voor patiënten, zorgen we ook goed voor onze medewerkers. We bieden groeimogelijkheden en het welzijn van onze medewerkers staat centraal. Door dit te doen, wordt AMGEN al jaren erkend als Great Place To Work.

• Uitgebreide mogelijkheden om verder te leren en door onze organisatie te bewegen.
• Diversiteit, betrokkenheid en saamhorigheid zijn voor ons ontzettend belangrijk. We moedigen onze teamleden aan om hier een actieve bijdrage aan te leveren.
• Genereus arbeidsvoorwaardenpakket met een goed salaris, bonus, vaste 13e maand, vakantiegeld en een collectieve ziektekostenverzekering.
• Focus op vitaliteit met een on-site gym, vitaliteitsprogramma en een restaurant met gezonde maaltijden.
• Flexibele werkregeling met dagen op kantoor en dagen vanuit huis.