Office & Team Administrator
Description
Wil je een 3D- carriere? Sluit je aan bij Norgine!
Bij Norgine beschouwen onze collega’s zichzelf als anders en proberen ze nieuwe dingen, streven ze naar hun doelen om meer te bereiken, en ontwikkelen ze zichzelf en hun gemeenschap
We noemen het de 3D- carrière bij Norgine omdat het je een volledig afgeronde ervaring aanbied zonder grenzen.
Breng alles mee over jezelf waar je trots op bent, of dat nu je passie is om een verschil te maken, focus op het welzijn van anderen, of je intellectuele nieuwsgierigheid die je wilt ontketenen in een snel veranderende omgeving met ondersteunde gemeenschap.
In ruil daarvoor krijg je een gevoel van erbij horen, en langdurige carrière met voortdurende ontwikkeling en bijscholing, en een bedrijf dat net zoveel om het welzijn van mensen geeft als jij.
Want bij Norgine transformeren wij met innovatieve zorgoplossingen.
We hebben een “ “ mogelijkheid voor een office & team adimistrator om bij Norgine in de Benelux te komen werken op een contract van 1 jaar.
De person die deze functie zal uitvoeren rapporteert aan de directeur commerciële operaties en aan de HR-directeur van Frankrijk en de Benelux.
De belangrijkste taken in deze functie zijn het zorgen voor een efficiënte werking van het kantoor, het ondersteunen van de VP commerciële operaties, zijn team en het HR-Team van de Benelux bij alle administratieve taken en po-beheer.
Als je een multidimensionale 3D-carriere wilt in een toonaangevende zorgorganisatie, sluit je dan bij ons aan!
BELANGRIJKSTE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN:
• Facility Management :
o Kantoorindelingen en ruimtetoewijzing beheren om efficiënte workflows te ondersteunen
o Coördineren met afdelingshoofden over ruimtevereisten en aanpassingen
o Samenwerken met belangrijke leveranciers om ervoor te zorgen dat het kantoor goed wordt onderhouden
o Ervoor zorgen dat materiaal en bureaus worden toegewezen aan alle nieuwe starters
o Beheer facilitair budget
o Bezoekers en personeel verwelkomen in overeenstemming met de geldende procedures: de toegang van bezoekers tot het ontmoetingspunt controleren (bezoekersbadge, identiteitscontrole, enz.), informatie, begeleiding en oriëntatie bieden
o Aanspreekpunt voor introductie nieuwe medewerkers en gezondheid en veiligheid op kantoor
o Aanspreekpunt voor IT en beheren van voorraden en benodigd materiaal voor de teams
o De telefoon beantwoorden: berichten aannemen, informatie doorgeven volgens de geldende procedures.
o Post beheren (brieven en pakketten), aangetekende post en pakketten, evenals koeriers.
o Ervoor zorgen dat de receptie soepel verloopt
o Beheer en coördinatie van kantoorbenodigdheden
• Ondersteuning van de VP Commercial Operations & het HR BeNeLux team :
o Roosterbeheer, reizen boeken, kamerreserveringen, organisatie van vergaderingen en conferenties
o PO's aanmaken voor alle benodigde leveranciers en maandelijks facturen beheren,
o Ontvangst in E1 en goedkeuring in CORA
o Verwerk facturen op de juiste manier
o Contact onderhouden met Account Payable om ervoor te zorgen dat betalingen binnen de tijd worden uitgevoerd
o Beheer de juridische post en registratie die nodig zijn voor de Amsterdamse entiteit
o Ondersteuning bij administratieve HR-taken voor het Benelux-team wanneer nodig
Deze functiebeschrijving geeft een overzicht van de typische taken; het is geen volledige lijst van alle mogelijke verantwoordelijkheden. Norgine kan de taken aanpassen om te voldoen aan de zakelijke en organisatorische behoeften.