Administrative assistant

Wil jij werken bij het grootste geneesmiddelenbedrijf van Nederland en jouw kennis en kunde inzetten om de levens van patienten te helpen redden en verbeteren ? We ontmoeten je graag!

Voor onze locatie in Haarlem zoeken wij een Office Assistant

Over de functie
Als office assistant bied jij proactieve, hoogwaardige, flexibele en betrouwbare uitvoerende en administratieve ondersteuning aan de afdelingen Value Patient & Access en Policy, Communications & Population Health. Omdat jij als geen ander weet wat dienstverlening is, ben jij degene die zich vol enthousiasme gaat storten op de ondersteuning van deze twee afdelingen in Haarlem. Je verantwoordelijkheid is groot; naast het secretariële gedeelte, denk en adviseer je proactief als het gaat om compliance, in de contacten met diverse stakeholders en ondersteun je bij projecten en voer jij extra taken uit.

Primaire verantwoordelijkheden

• Jij zorgt voor een goede voorbereiding van de diverse interne en externe afspraken en de communicatie en acties daar omheen

• Je ondersteunt de afdelingen bij compliance en c ontracten bijvoorbeeld rondom grants , sponsoringen , patientenadviesraden en facturatie

• Ook help je bij inkoop en inuur van diensten

• Je regelt in- en externe locaties, e n helpt bij in- en externe evenementen.

• Jij bent vraagbaak voor de betrokken teams als het gaat om compliance en andere zaken

• Je draait je hand niet om voor complex agendabeheer en overlegt indien nodig over de mogelijkheden en alternatieven.

• Schep jij orde in de chaos van alle e-mails, post, telefoon en andere verzoeken die er binnenkomen en pak je waar mogelijk proactief zaken zelf op.

• Denk en ben jij steeds een stapje vooruit en weet je zo de overvolle werkdagen soepel te laten verlopen.

Jouw profiel
Jij bent een coördinator pur sang, werkt snel en precies en met jouw dienstverlenende en zelfstandige houding houd jij altijd het hoofd koel en zorg je dat de zaken onder controle zijn. Communicatief ben jij in woord en geschrift zeer sterk en heb je gevoel voor verhoudingen. Je bent betrouwbaar, integer en stressbestendig.

• Een succesvol afgeronde opleiding op MBO+/HBO niveau richting secretarieel.

• Je hebt werkervaring die ertoe doet. Het liefst opgedaan bij een grote organisatie, waarbij je ondersteuning gaf aan het directieteam.

• SAP/Ariba ervaring met het verwerken van onkostennota's, inkooporders, betalingsverzoeken en leverancierstoevoegingsformulieren.

• Analytisch vermogen, onafhankelijk oordeel, creativiteit en probleemoplossend vermogen.

• Mogelijkheid om strikte vertrouwelijkheid te handhaven.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift, en een uitstekende beheersing van de Engelse taal.

Wij bieden

Werken bij onze organisatie betekent samen werken aan gezondheid in een internationale werkomgeving met toegewijde collega’s. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en te laten zien wie jij bent. Verder kan je rekenen op aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden:

• Een competitief salaris.

• 35,5 vakantiedagen.

• 8% vakantietoeslag en 3% eindejaarsuitkering.

• Annual Incentive Plan.

• Een uitstekend pensioen.

• Reiskostenvergoeding.